Como profesional independiente, el flujo de efectivo es la base de tu negocio; cuando es positivo, puedes lograr tus objetivos, tienes la habilidad necesaria y te enorgulleces de tu trabajo. Pero cuando se corta ese flujo de efectivo puede ser todo un reto seguir en operaciones y los dolores de cabeza no se hacen esperar.

Además, ya que el 82% de los negocios fracasan debido a problemas de flujo de efectivo, ¿qué puedes hacer para protegerte?

Al parecer, convertirse en un administrador experto puede no ser lo más práctico y, de buenas a primeras, puede ser algo imposible de lograr. Sin embargo, durante estos tiempos de incertidumbre, hoy más que nunca, es de suma importancia aprender las mejores prácticas para sobrevivir estos tiempos tan aciagos y continuar haciendo que tu negocio siga creciendo por muchos años más.

Esta guía práctica te ayudará a tomar las acciones  necesarias para mantener tu negocio a flote sin importar si recién inicias como profesional independiente o llevas años haciéndolo. Cada uno de estos cinco consejos incluirá los pasos básicos para arrancar, así como algunas estrategias más avanzadas para la administración del flujo de efectivo y el poner en práctica al menos uno de éstos puede significar una gran victoria para ti, en especial a largo plazo. Allá vamos:

1. Crea un presupuesto oficial

Seamos honestos: lo primero que haces cada vez que alguien menciona un presupuesto es poner los ojos en blanco.

Se trata de esas cosas que ya sabemos que tenemos que hacer pero que siempre dejamos para después. Además, es muy probable que parte de la decisión de trabajar como independiente es que deseaban más libertad. Quieres trabajar en algo que amas, no pasar tus días detrás de una pantalla revisando hojas de cálculo.

Pero no tiene que ser un proceso doloroso: los presupuestos tienen beneficios significativos y no requieren mucho tiempo para hacerlos de la manera correcta. Te servirán para medir y evaluar los retos por venir, alcanzar tus metas y valorar el rendimiento de tu negocios de forma más precisa.

Además, los gastos inesperados se consideran como uno de los mayores retos para los negocios pequeños; conocer exactamente cuánto dinero ingresa y sale te ayudará a gozar de más paz mental.

Si aún no cuentas con un presupuesto oficial, no te preocupes… no eres el único. El 74% de los pequeños negocios con menos de diez empleados no lo tienen; las buenas noticias es que esto significa que te podrá resultar más fácil incrementar tus flujo de efectivo..

Veamos cómo comenzar a hacerlo:

Paso 1.- Abre una cuenta bancaria de negocios por separado. ¿Ya la tienes? ¡Excelente! Si no es así, es una idea genial ya que mantener tus cuentas personales y de negocios por separado te puede ayudar a evitar confundirte, en especial a medida que crece tu negocio. Incluso si eres la única persona de tu empresa, separa tu cuenta bancaria personal de la de negocios.

Paso 2.- Comienza a utilizar una hoja de balance general. Esta es la piedra angular de las finanzas de tu empresa ya que te dará un vistazo de tus recursos y te ayudará a llevar un registro de tu proyección de flujo de efectivo.

Recuerda: no tienes que ser un genio de las finanzas para tener una, así que no te dejes intimidar. La Administración de Pequeños Negocios de los Estados Unidos pone a disposición de todos excelentes fuentes para ayudarte a comenzar. Si eres suscriptor de Invoice2go, la aplicación de Invoice2go también cuenta con recursos que te ayudarán a registrar tus gastos y a generar reportes mensuales.

Sin importar el método que elijas, una vez que ingreses toda tu información financiera podrás tener una mejor información de todos tus costos y también te ayudará a documentar tus activos (el equipo de tu propiedad y que usas para realizar tu trabajo) y tu patrimonio (los activos menos los pasivos).

¡Muy bien! Ahora ya diste el primer paso para conocer las áreas en las que tu empresa puede ahorrar: ya conoces el estado actual de tu flujo de efectivo y puedes proyectar con cuánto dispondrás en el futuro.

Paso 3.- Utiliza un análisis de costo beneficio al momento de tomar decisiones importantes. Una vez que cuentas con tu presupuesto, tienes otra poderosa herramienta para apoyarte en la toma de decisiones. Este análisis te permite medir de forma más rápida y clara las fortalezas y debilidades financieras de las decisiones comerciales que planeas para tu negocio.

Es bastante sencillo de utilizar: agrega cantidades en dólares en los beneficios y costos proyectados en un periodo específico, luego resta los costos de los beneficios para determinar si tal decisión aumentará el valor general. También puedes incluir puntos que no tengan que ver con el dinero, como la moral o la reducción del estrés.

Por ejemplo: digamos que no estás seguro si rentar o comprar un equipo nuevo y algo caro. Podrías hacer números y comparar los costos con el tiempo y, lo que se que decidas, te sentirás más confiado de haber tomado una decisión informado.

2. Siempre solicita que te depositen un anticipo en TODOS tus proyectos… sin excepciones

Solicitar un anticipo antes de comenzar con cualquier proyecto es otra excelente forma de generar un flujo constante de efectivo para cualquier profesional independiente. Ya sea si se trata de un proyecto pequeño, único o a largo plazo, esto formaliza tu compromiso con tu cliente, te protege contra gastos urgentes e inesperados y mantiene un flujo de efectivo positivo.

No hay nada peor que conseguir un proyecto grande, invertirle una gran cantidad de tiempo y recursos para después quedarte sin dinero antes de enviar tu factura. Dependiendo del tipo de trabajo que realices, es probable que también ocupes de equipo especializado. La frustración de quedarse atorado en un proyecto que requiera de herramientas adicionales sólo se presenta cuando necesitas poner de tu dinero para cubrir dichos gastos.

Al principio tal vez resulte un poco incómodo solicitar un anticipo, pero los clientes respetarán tu profesionalismo. Veamos cómo se hace:

Ofrece un presupuesto  de los costos totales con anticipación 

Esto es básico ya que así puedes estructurar tu depósito después y el programa de pagos específicos alrededor de esto. Ya entraremos en detalle sobre la programación de pagos específicos en unos párrafos más. Por ahora, concentrémonos en cómo asegurarnos que tus presupuestos sean precisos.

Enviar presupuestos de más o de menos puede llevar a problemas en el flujo de efectivo… así que lo mejor es ser lo más preciso posible. Existen muchas herramientas a las que puedes echar mano para esto: por ejemplo, si utilizas la aplicación de Invoice2go, ésta incluye una herramienta que te permite ingresar información de forma sencilla mientras haces una presentación a tu cliente..

Después de eso, podrás ofrecerle de inmediato un presupuesto detallado a tu cliente. Esto incluye un plus y te ayudará a conseguir más clientes ya que la velocidad y el profesionalismo cuentan mucho al momento de causar una buena primera impresión.

Solicita un depósito de forma digital según tu presupuesto 

Por lo general, entre más grande es el proyecto, mayor deberá ser el depósito. Sin embargo, puedes negociarlo con tu cliente y llegar a un acuerdo que sea beneficioso para ambos. Lo ideal es que el cliente se sienta cómodo y seguro y que tú cuentes con la cantidad suficiente para cubrir tus gastos, así ambos ganan.

Te lo repito: puedes hacer uso de muchas herramientas para pequeños negocios para este fin. Nuestra aplicación también puede ayudarte para solicitar un depósito de forma instantánea con base en tu presupuesto ya aprobado. Para motivar a tus clientes a realizar el anticipo en una fecha específica, hasta puedes hacerles un pequeño descuento como incentivo.

3. Define con claridad tus expectativas de pago en tu contrato y haz que dichos pagos le convengan a tus clientes

Si utilizas la aplicación de Invoice2go, tu presupuesto aprobado y tu depósito te servirán como contrato. Esto le mostrará con claridad a tus clientes cuándo y cómo pagar su primera factura.

Aceptar pagos digitales y en el celular puede tener un efecto positivo en tu flujo de efectivo ya que le facilita a tus clientes el pagarte, te ayuda a que te paguen más rápido y que presentar tus impuestos no se convierta en un dolor de cabeza. Además, si un cliente se retrasa con un pago, es más fácil para ellos cumplir con la fecha pactada si pueden hacer un pago en línea.

Siempre envía tus facturas y recordatorios de pagos con rapidez

Si estás más que ocupado a cargo de tu negocio, lo último que quieres hacer después de una larga semana de trabajo es hacerte bolas con el papeleo. Si quieres que tu pago entre rápidamente tienes que enviar tu factura de inmediato una vez terminado el trabajo. Si tu cliente se está retrasando con su pago, los recordatorios de pago pueden hacer una gran diferencia para manejar tu flujo de efectivo.

Lo bueno de todo esto es que puedes programar tus facturas y recordatorios de pago de forma automática a través de una aplicación como la nuestra. Asegúrate de programarlos y así dedicarle más tiempo al trabajo que te apasiona y menos tiempo a hacer cuentas detrás de un escritorio.

Ofrécele a tus clientes incentivos para motivarlos a pagar a tiempo

Además de asegurarte de que tus clientes reciban las facturas con rapidez, ten en cuenta los incentivos. Algunas empresas de construcción, servicios al aire libre o de aseo en el hogar ofrecen pequeños descuentos si el cliente realiza el pago antes de la fecha acordada en la factura. Si crees que esta opción te resultaría útil para tu negocio sólo asegúrate de que quede bien estipulado en tu factura. Por el contrario, en caso de que los clientes no realicen sus pagos a tiempo, puedes cobrarles un pequeño interés o comisión.

Procesa cualquier orden de cambio tan pronto como te sea posible

Las órdenes de cambio son muy comunes en muchos rubros de trabajo; por lo general, los clientes cambian de opinión una vez comenzado el proyecto, lo cual se traduce en nuevos requisitos o materiales distintos. Asegúrate de procesarlos de inmediato para así tener la seguridad de obtener el pago extra rápidamente y mantener un flujo de efectivo sano.

Mantén una comunicación positiva y cultiva relaciones a largo plazo

Con suerte tus clientes siempre te pagarán a tiempo y la cantidad completa, pero, ¿qué debes de hacer si ese no es el caso?

Aunque los amables recordatorios de pago suelen ser más que suficiente, si necesitas hablar con un cliente en persona, asegúrate de mantener la calma y mostrar una actitud profesional. Déjale saber a tu cliente qué opciones tiene según tu contrato y recuerda: profesionalismo ante todo.

4. Crea un fondo para emergencias

Al parecer, y en especial durante tiempos complicados financieramente hablando, pensar en ahorrar dinero puede sonar un poco fuera de lugar, incluso cuando nos está yendo bien ya que a muchos de nosotros se nos dificulta ahorrar algo de dinero.

Y como dicen: a la hora de comenzar a ahorrar es más fácil decirlo que hacerlo, es por eso que debemos contar con un fondo para emergencias equivalente a tres a seis meses de nuestros gastos ya que te ayudará a asegurar que tu negocio se mantenga a flote en caso de caer en un hoyo.

Se aconseja que los negocios conserven al menos un 10% de su ingreso anual en el banco; así que si tu negocio genera $100,000 dólares al año, tienes que ahorrar $10,000 para sortear una mala racha.

No obstante, si un 10% suena algo complicado para ti, no te preocupes, incluso un 1% irá creciendo con el tiempo y podrá ahorrarte mucho estrés a la larga. Puedes comenzar con poco y después cambiar las cantidades que deseas ahorrar y créeme, te lo agradecerás después al toparte con un gasto abultado e inesperado y no tengas que endeudarte.

Ahorra de forma automática 

Con todo el trabajo que tienes que hacer sabemos que no estás ansioso por tener tareas adicionales como administrar tu cuenta bancaria todos los meses, por eso te recomendamos que programes transferencias automáticas para que puedas seguir trabajando mientras tus ahorros aumentan. Algunos bancos incluso te dan la opción de descontarte pequeñas cantidades de cada transacción que hagas y depositarlas en tu cuenta de ahorros.

Recuerda, comenzar con poco es mejor que no comenzar. Hasta un ahorro del 5% en cada cheque, o un pequeño depósito por cada transacción comienza acumularse y crecer con el tiempo.

Ahorra más durante las buenas temporadas 

Dependiendo de tu industria, las buenas temporadas pueden variar bastante en todo el año, así que debes estar preparado para cualquier altibajo. Por ejemplo, digamos que sabes bien que tu negocio mejora mucho durante la primavera y el verano; de ser posible, ahorra más durante esta época para así poder relajarte y disfrutar de las temporadas más lentas del año. Este hábito puede ayudarte a mantener una estabilidad financiera durante todo el año.

5. Negocia con tus proveedores y diversifica tus costos de ser posible

No temas negociar con tus proveedores, recuerda que ellos quieren seguir obteniendo beneficios y que, por lo general, están dispuestos a trabajar contigo. Si logras reducir los costos de tus proveedores… ¡bum!, liberarás un poco de efectivo a tu favor.

Compara precios al hacer compras

Los altos costos por lo general vienen asociados con los materiales y el equipo que necesitas para realizar tu trabajo, así que antes de hacer una gran compra habla con varios proveedores y compara sus precios. También puedes solicitar opciones de pago flexibles, eso te ayudará a diversificar los costos y a mantener un flujo de efectivo positivo.

Aunque necesitas suministros y equipo durante todo el año, algunos meses son más ocupados que otros, por eso considera negociar un contrato que te permita pagar más durante los meses de más trabajo y reducir tus pagos cuando el negocio afloje.

Al volverte más eficaz con el manejo del dinero te puede ayudar a descubrir nuevas formas de optimizar el flujo de efectivo y mantener un negocio propio de pie. Además, a medida que afines los procesos de tu negocio podrás tener más capacidad para expandir tu carga de trabajo: entre más clientes puedas atender y mantenerlos contentos, más dinero será el que entre a tu empresa. Finalmente, pasarás más tiempo haciendo lo que te gusta y menos tiempo lidiando con el papeleo y dolores de cabeza.

¡Felicidades!, acabas de dar algunos de los pasos más esenciales para incrementar el flujo de efectivo y construir un negocio más sólido. Incluso si en estos momentos tu negocio no se halla en su mejor momento, te estás encaminando hacia un mejor futuro. ¡Sigue así!