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So erstellen und verschicken Sie professionelle Rechnungen

Dieser Leitfaden für Rechnungsvorlagen behandelt alles, was Sie wissen müssen, um Rechnungen zu erstellen, mit denen Sie schneller bezahlt werden. Laden Sie unsere App kostenlos herunter, um in wenigen Minuten professionelle Rechnungen zu verschicken.

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Was ist eine Rechnung?

Name Ihres Unternehmens

Zu den wichtigsten Teilen einer Vorlage für eine offizielle Rechnung gehört Ihr Unternehmensname. Dieser zeigt, wer Sie sind und etabliert Ihre Marke. Ihr Unternehmenslogo trägt zu einem professionellen Erscheinungsbild bei. Wenn Sie noch kein Logo haben, können Sie mit der Getgo-App leicht eins erstellen.

Kontaktdaten des Verkäufers

Indem Sie die Kontaktdaten des Verkäufers hinzufügen, erfahren Ihre Kunden, wie sie Sie kontaktieren können, wenn sie Fragen zur Rechnung haben. Es ermöglicht ihnen auch, Sie für zukünftige Aufträge zu kontaktieren.

Rechnungsnummer

Um den Überblick zu behalten und sich gut auf die Steuererklärung vorzubereiten, ist es empfehlenswert, für jede Rechnung, die Sie verschicken, eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer zu nutzen.

Zahlungskonditionen

Es gibt drei Hauptarten von Zahlungskonditionen, die von Kleinunternehmen verwendet werden. Diese hängen von den üblichen Verfahren Ihrer Branche, Ihrer Beziehung zum Kunden und Ihren Cashflow-Anforderungen ab. Beispielsweise bedeutet „30 Tage netto“, dass die Rechnung 30 Tage nach dem Rechnungsdatum fällig ist. Beachten Sie, dass manche Kunden verspätet zahlen könnten und Sie vielleicht etwas mehr Zeit einplanen sollten, damit es nicht zu Liquiditätsengpässen kommt.

Fälligkeitsdatum

Das Rechnungsdatum plus die Tage bis zur Fälligkeit ergeben das Fälligkeitsdatum, das klar ausgedrückt sein sollte. Ein Fälligkeitsdatum auf der Rechnung ist eine gute und professionelle Möglichkeit, Kunden gegenüber klarzustellen, wann zu bezahlen ist. Durch die Einrichtung von Zahlungserinnerungen können Sie weiter dazu beitragen, dass Ihre Kunden pünktlich bezahlen.

Kontaktdaten des Rechnungsempfängers

An wen die Rechnung geht sowie die Kontaktdaten dieser Person.

Angaben zu den Produkten oder Dienstleistungen

Geben Sie eine Beschreibung, Menge, Satz, Betrag und Zwischensumme an. Je mehr Details Sie auf der Rechnung aufführen, desto besser. Auf diese Weise weiß Ihr Kunde nach Erhalt der Rechnung genau, wofür er zahlt.

Umsatzsteuer

Abhängig von Ihrer Gesetzgebung und der Art Ihrer Tätigkeit kann die Steuerpflicht variieren. Wenden Sie sich an Ihre zuständige Steuerbehörde und nehmen Sie den entsprechenden Steuerbetrag in die Rechnung auf. Tipp für Profis: Nutzen Sie eine Rechnungs-App, um Ihre Geschäftsaktivitäten zu verwalten, Steuereinstellungen nach Bedarf zu ändern und Steuerfragen zu vereinfachen.

Rabatt

Wenn Sie einem Kunden einen Rabatt gewähren, geben diesen hier an. Dies kann ein Prozentsatz oder ein Festbetrag sein.

Notizen

Eine einfache, personalisierte Notiz hinterlässt beim Kunden einen guten Eindruck und erhöht die Chance, dass eine Rechnung schneller bezahlt wird. Sie können auch Zahlungsanleitungen, Garantieangaben, Rabattdetails oder alles andere, was für den Auftrag relevant ist, hinzufügen.

Beispiele professioneller Rechnungsvorlagen

Sie wollen die bestmögliche Rechnung schreiben? Mit Invoice2go kein Problem! Unten finden Sie Bespiele von Rechnungen für Kleinunternehmen. Die spezifischen Vorlagen in diesem Leitfaden stammen aus verschiedenen Branchen, von Bauunternehmen bis zu Freelancern. Wir besprechen auch, wie Sie mit Ihren Rechnungen den besten Eindruck bei Ihren Kunden hinterlassen. Gestalten Sie mit unserer kostenlosen Rechnungserstellung Ihre eigene Rechnung und laden Sie sie herunter.

Kostenlos testen

So erstellen Sie in wenigen Minuten eine Rechnung mit Invoice2go

  1. Starten Sie die kostenlose Testversion und öffnen Sie die App.
  2. Tippen Sie auf dem Home-Bildschirm auf „Erstellen“ und wählen Sie „Rechnung“ aus.
  3. Tippen Sie auf „Kunden hinzufügen“ und dann auf „+“.
  4. Tippen Sie auf „Positionen hinzufügen“ und fügen Sie Ihrer Rechnung gespeicherte Positionen, Ausgaben oder Zeiteinträge hinzu.
  5. Fügen Sie nach Wahl weitere Details hinzu: Rabatte, Anzahlungsanforderungen, Zahlungsinformationen oder einen persönlichen Kommentar. Falls vorhanden, können Sie auch Belege oder Fotos des Auftrags anhängen.
  6. Speichern Sie Ihre Rechnung, überprüfen Sie sie in der Vorschau und schicken Sie sie dann per E-Mail, SMS oder der Messaging-App Ihrer Wahl an Ihren Kunden.
  7. Ihre Rechnung ist jetzt unterwegs. Nutzen Sie Invoice2go, um Zahlungen zu empfangen und zu verfolgen und alles immer im Griff zu behalten.

Erstellen Sie für Ihr Kleinunternehmen eine Rechnung, mit der Sie schneller bezahlt werden

Schicken Sie Rechnungen digital

Zu den wichtigsten Teilen einer Vorlage für eine offizielle Rechnung gehört Ihr Unternehmensname. Dieser zeigt, wer Sie sind und etabliert Ihre Marke. Ihr Unternehmenslogo trägt zu einem professionellen Erscheinungsbild bei. Wenn Sie noch kein Logo haben, können Sie mit der Getgo-App leicht eins erstellen.

Schicken Sie Ihre Rechnung, sobald Sie mit der Arbeit fertig sind

Versenden Sie Ihre Rechnungen so schnell wie möglich, wenn der Kunde Ihre Dienste noch frisch im Gedächtnis hat. Je schneller Sie die Rechnung versenden, desto schneller werden Sie bezahlt.

Geben Sie Einzelposten an und vermeiden Sie allgemein gehaltene Rechnungen

Ihr Kunde möchte genau wissen, wofür sein Geld ausgegeben wird, und Ihre Rechnung sollte Details des Auftrags enthalten. Achten Sie bei Ihren Einzelposten auf genaue Angaben und verallgemeinern Sie nicht. Anstatt „Materialien“ als eine einzige Ausgabe aufzulisten, sollten Sie jede einzelne Position in einer eigenen Zeile angeben, wie: Farbe, Nägel, Sperrholz usw. Es ist auch empfehlenswert, Belege beizufügen, um Ihre Zahlungsansprüche zu begründen. So vermeiden Sie, dass sich Ihr Kunde fragt, ob Sie bei den Preisen übertrieben haben.

Vereinfachen Sie die Zahlung

Bieten Sie Ihren Kunden so viele Zahlungsmöglichkeiten wie möglich. Sie können die Geschwindigkeit, mit der Sie bezahlt werden, deutlich steigern, indem Sie digitale Zahlungsformen wie PayPal, Debit- oder Kreditkarte akzeptieren. Sie zahlen nur eine geringe prozentuale Gebühr, wissen dafür aber mit Sicherheit, dass Ihr Geld unterwegs ist.

Straffen Sie Ihre Zahlungskonditionen

Scheuen Sie sich nicht, die übliche Zahlungsfrist von 30 Tagen auf 14 Tage zu verkürzen. Einige Kunden warten bis zum letztmöglichen Zeitpunkt, um eine Rechnung zu bezahlen. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Zahlungskonditionen persönlich und auf der Rechnung selbst mitteilen.

Richten Sie automatische Zahlungserinnerungen ein

Mit einem Tool wie Getgo können Sie automatische Zahlungserinnerungen einrichten, die an den von Ihnen angegebenen Tagen im Posteingang Ihres Kunden landen (z. B. am Fälligkeitsdatum, drei Tage vor Fälligkeit der Rechnung usw.). Eine freundliche Erinnerung kann einen großen Beitrag dazu leisten, dass Sie rechtzeitig bezahlt werden.

Papierrechnungen

Online-Rechnungen

Durchschnittliche Tage bis zur Zahlung23 Tage16 Tage
 (Im Durchschnitt 3 Tage, wenn Sie digitale Zahlungen akzeptieren)
KostenPapier, Tinte und Porto
Zeit, um die Rechnung zu drucken und zu verschicken
Zeit, um Dateneinträge zu überprüfen und zu korrigieren
Zeit für die Nachverfolgung und Empfangsbestätigung
Invoice2go-Abos gibt es ab nur 5 USD/Monat
Lieferzeit1–3 Werktage oder länger, abhängig vom ZustellerUnmittelbar
Nachverfolgung des Rechnungsstatus-
Automatische Zahlungserinnerungen-
DatensynchronisierungArchivierungssystem Immer in der Cloud gesichert, von jedem Gerät aus zugänglich
Mobilität und FlexibilitätNiedrig – die Rechnungsstellung erfolgt in der Regel direkt im BüroHoch – von überall aus Rechnungen versenden und auf Ihre Daten zugreifen
UmweltbelastungHoch – Bäume, die für Papier verwendet werden und Kohlenstoffemissionen durch den VersandNiedrig

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Keine Kreditkarte erforderlich