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Modèle de quittance de loyer

Créez une trace écrite avec les modèles de quittance de loyer d’Invoice2go et bénéficiez d’une preuve de transaction pour vous et vos locataires. Gérez vos finances et réduisez les litiges.

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Téléchargez un modèle de quittance de loyer

Si vous êtes propriétaire ou gestionnaire immobilier, vous devez envoyer régulièrement une quittance de loyer à vos locataires. Les modèles de quittance de loyer d’Invoice2go vous offrent une base que vous pouvez ensuite modifier à l’aide d’un logiciel, ou imprimer et remplir manuellement.

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Qu’est-ce qu’un reçu de paiement de loyer ?

Un reçu de paiement de loyer atteste que le locataire a effectué un paiement pour son loyer. Ce document est conservé par les deux parties et indique des informations comme la date du paiement, la somme due, la période de location, l’adresse du logement loué et le nom du locataire. Créez des reçus pour suivre vos finances et déclarer vos revenus à la fin de l’année.

Pourquoi utiliser un modèle de reçu de paiement de loyer ?

Un modèle de reçu de paiement de loyer contient tout ce dont vous avez besoin pour bien tenir vos comptes. Si vous créez un reçu sans vous baser sur un modèle, vous risquez d’omettre des informations essentielles, comme le mode de paiement ou le solde dû. Votre locataire pourrait contester les sommes demandées si vous ne consignez pas chaque transaction. Les modèles intègrent également une mise en page toute faite et l’ensemble des champs nécessaires, ce qui vous épargnera des heures de travail.

Comment modifier un modèle de reçu de paiement de loyer ?

Commencez par télécharger un modèle de reçu de paiement de loyer gratuit sur Invoice2go. Ouvrez le fichier dans un logiciel comme Microsoft Word, puis modifiez les informations de base qui doivent figurer sur chaque reçu, comme votre nom et votre adresse de facturation. Ensuite, créez une copie de ce fichier pour pouvoir le réutiliser sans avoir à télécharger un nouveau modèle à chaque fois.

Cliquez sur une zone de texte pour ajouter des informations ou apporter des modifications. Si vous souhaitez détailler les services facturés, utilisez la fonction tableau pour ajouter ou supprimer des lignes. Certains logiciels nécessitent que vous calculiez manuellement le total, tandis que d‘autres le font pour vous. Pour plus de professionnalisme, modifiez les couleurs et les visuels en fonction de l‘identité de votre entreprise.

Quelles informations sont-elles indiquées sur un reçu de paiement de loyer ?

Chaque reçu de paiement de loyer doit contenir des informations de base comme votre nom, le nom du locataire, la date de paiement et le montant que vous avez reçu. Selon les préférences de votre locataire, vous pouvez indiquer le coût total uniquement ou dresser la liste des différents éléments : loyer, abonnements, enlèvement des ordures, etc. Vous pouvez également ajouter le mode de paiement, le numéro du reçu et votre signature.

Demandez au locataire d‘examiner le reçu pour vérifier que tout est correct. Si le locataire paie en plusieurs fois, indiquez le solde restant sur le reçu afin d‘éviter qu‘il ne vous paie trop ou pas assez. Conservez ces reçus et relancez le locataire s‘il ne respecte pas les délais de paiement.

Foire aux questions sur les quittances de loyer

Comment créer une quittance de loyer ?

Afin de réduire les risques d’erreur, comme une mauvaise date de paiement, n’attendez pas pour créer votre reçu. Si vous rédigez vos reçus à la main, utilisez du papier carbone afin de créer un exemplaire pour vous et le locataire. Ne laissez jamais votre locataire partir sans lui avoir remis de reçu s’il vous paie en espèces, car vous n’auriez alors aucune preuve que la transaction a bien eu lieu.

Si vous préférez les reçus de paiement de loyer dématérialisés, ouvrez le modèle, renseignez les informations et enregistrez le fichier. Envoyez le reçu par e-mail à votre locataire, puis conservez le fichier sur votre disque dur. Imprimez une copie papier pour plus de sécurité. Assurez-vous d’inclure vos coordonnées professionnelles sur le reçu, même si vous le faites uniquement pour vous. Vous aurez ainsi la preuve que votre locataire a effectué un paiement direct pour son loyer.

Pourquoi fournir une quittance de loyer ?

De votre côté, la création de reçus vous aide à bien suivre vos finances. À la fin de l’année, vous n’aurez plus qu’à ressortir vos reçus et à consigner les paiements pour préparer votre déclaration de revenus. Ces documents vous permettent de remplir correctement votre déclaration du premier coup. Les reçus vous offrent également une trace si vous avez besoin de contrôler les paiements de loyer. Vous ne pourrez pas prouver qu’un paiement a été effectué si vous acceptez de l’argent sans enregistrer la transaction ; à l’inverse, les reçus offrent une preuve solide.

Les reçus aident les locataires à gérer leur budget et à suivre leurs dépenses. Si vous leur remettez un reçu détaillé, ils sauront exactement où va leur argent. Vos locataires utiliseront ces informations pour établir leur budget du mois suivant. Dans le cas d’un paiement échelonné, ils verront combien ils vous doivent et ce qu’ils vous ont déjà versé selon le calendrier prévu. Ils disposeront également d’une trace qu’ils pourront consulter en cas de contestation d’une somme facturée. Une copie papier pourrait prévenir un litige par la suite.

Comment envoyer une quittance de loyer ?

Envoyez un reçu le plus vite possible après le paiement du loyer par le locataire. S’il paie en ligne, envoyez le reçu par SMS ou e-mail. Sinon, créez un reçu papier que vous lui remettrez directement. Gardez-en une copie afin que votre locataire puisse demander un duplicata si nécessaire. Vous éviterez également d’éventuels litiges coûteux.

Ne rédigez jamais un reçu avant d’avoir bien réceptionné le paiement. Vous risqueriez de consigner des informations erronées, comme une mauvaise date de paiement ou un solde inexact. Même un détail aussi insignifiant que le mode de paiement peut devenir essentiel si le locataire conteste le montant facturé, alors attendez bien que l’argent soit arrivé pour confirmer la transaction.

À partir de quel montant faut-il créer une quittance de loyer ?

Créez une quittance à chaque fois que vous percevez un loyer, quel que soit son montant. Même si vous ne demandez que 100 € de loyer par mois, l’absence de quittance pourrait entraîner des litiges et menacer l’avenir de votre entreprise. De même, si votre locataire paie en plusieurs versements, remettez-lui un reçu pour chacun d’entre eux, même s’il ne s’agit que d’un paiement de 50 €. Vos locataires pourront ainsi suivre plus facilement les paiements effectués et les sommes dues.

Les quittances de loyer sont-elles obligatoires ?

Certains pays obligent les propriétaires à remettre un reçu à leurs locataires. D’autres l’imposent uniquement si le locataire demande expressément que le reçu fasse partie du contrat de location. Consultez les lois en vigueur dans votre pays pour vous assurer que vous respectez la réglementation. Dans le cas contraire, votre locataire pourrait porter plainte, et vous pourriez encourir une amende ou d’autres sanctions.

Même si votre pays n’impose pas les reçus, créez-en un pour vous à chaque fois que vous effectuez une transaction. Nous vous conseillons également de remettre une copie à votre locataire pour confirmer que vous avez reçu son loyer. Si vous ne conservez pas de reçus, vous n’aurez aucune preuve qu’une transaction a eu lieu en cas de litige ou de poursuite judiciaire. Un locataire pourrait prétendre avoir payé trop cher ou avoir réglé deux fois le même paiement.