Aanmelden

Sjabloon voor handelsfacturen

Krijg toegang tot de gratis sjabloon voor handelsfacturen van Invoice2go. Bewerk uw informatie en stel uw gratis handelsfactuur op binnen enkele minuten.

Probeer Invoice2go gratis uit

Te downloaden sjablonen voor handelsfacturen

Als zelfstandig ondernemer hebt u geen tijd om uw eigen sjablonen voor handelsfacturen te maken vanaf het begin. Uw tijd wordt in beslag genomen door alle dagelijkse taken voor het leiden van uw bedrijf

 

Gelukkig is het maken van een handelsfactuur nu gemakkelijker dan ooit. Bij Invoice2go hebben we een reeks te downloaden sjablonen gemaakt die voorziet in al uw behoeften. Selecteer gewoon de sjabloon die u nodig hebt, download hem en pas hem aan de behoeften van uw bedrijf aan.

Word-sjabloon

Downloaden

Excel-sjabloon

PDF-sjabloon

Voordelen van het gebruik van een factuursjabloon

Het is veel beter om een sjabloon voor handelsfacturen te gebruiken, dan om een nieuw document te maken telkens wanneer u een handelsfactuur nodig hebt. De voordelen hiervan zijn:

    Herhaalbaarheid. Elke handelsfactuur heeft dezelfde indeling als de facturen die eerder zijn opgesteld.
  • Ziet er professioneel uit. Eenvoudig en makkelijk te lezen.
  • Bespaart tijd. U hoeft alleen de specifieke informatie voor die verzending in te vullen.
  • Nauwkeurigheid. Voorkom de kans op missende gegevens waardoor uw verzending bij de douane vertraging oploopt. 

Gratis factuurgenerator

Op de Invoice2go-website kunt u gratis factuurgenerators vinden. Met deze generators kunt u snel en gratis een verkoopfactuur genereren. Volg gewoon de onderstaande stappen om er vandaag nog een te maken:

  • Voer de gegevens van uw organisatie in.
  • Voer de gegevens van uw klant in.
  • Voeg elk regelitem toe.
  • Vermeld waar nodig het btw-tarief, de valutagegevens en eventuele kortingen.
  • Vermeld betalingsvoorwaarden en eventuele speciale instructies in het gedeelte “Opmerkingen”.

Een sjabloon voor handelsfacturen bewerken

Wanneer u een van onze bewerkbare factuursjablonen hebt geselecteerd en gedownload, kunt u deze eenvoudig bewerken. Doe gewoon het volgende:

  1. Open de sjabloon.
  2. Pas de sjabloon aan met uw bedrijfslogo en gegevens.
  3. Vul de vereiste gegevens in de gegevensvelden in.
  4. Sla de factuur op als een PDF om naar uw klant te versturen en druk een exemplaar af om met de zending mee te sturen.

 

Veelgestelde vragen over handelsfacturen

Wat is een handelsfactuur?

Deze factuur is een document dat vereist is bij het exporteren van goederen. Wanneer het juist is ingevuld, helpt het douaniers bij het bepalen welke invoerrechten en belastingen op uw zending van toepassing zijn. Ook verkort het uw bezorgtijd, aangezien douaniers de gegevens kunnen doorgeven aan de autoriteiten in het land waarnaar u verzendt.

Een handelsfactuur verschilt van een verkoopfactuur doordat hij meer gegevens bevat die relevant zijn voor internationale verzending. Handelsfacturen bevatten een douaneverklaring en zorgen dat uw zending helemaal legaal is. Gebruik geen verkoopfactuur in plaats van een handelsfactuur, anders bent u mogelijk aansprakelijk voor onvoorziene belastingen en mogelijk boetes. Uw zending kan zelfs naar u worden geretourneerd of in beslag worden genomen als niet alle gegevens juist zijn ingevuld.

Wat is verplicht op een handelsfactuur?

Een handelsfactuur moet ten minste de volgende gegevens bevatten:

  • Volledige naam, postadres en contactgegevens van koper en verkoper
  • Factuurnummer en betalingsvoorwaarden
  • De totale waarde van de goederen
  • Datum waarop de goederen zijn verzonden 
  • Bestelnummer van de goederen
  • Details over de verzonden goederen
  • Nummers, variaties en herkenningstekens van items
  • Het brutogewicht van pakketten
  • Vrachtkosten en eventuele informatie over de verzendverzekering.

Wat moet een handelsfactuur omvatten?

Naast de bovengenoemde verplichte informatie is het verstandig duidelijk uw bedrijfslogo te vermelden en te zorgen dat alles duidelijk is opgemaakt. U kunt ook informatie opnemen voor het volgen van uw zending, indien van toepassing een pro forma referentie, en de namen van de (lucht)havens die uw zending passeert voor import en export.

Verder is het van belang de Incoterms op te nemen in uw factuur. Dit zijn de factuurvoorwaarden en specificeren welke partij (verkoper of koper) verantwoordelijk is voor de betaling van de kosten, zoals verzendkosten, verzekering, belasting en invoerrechten. Incoterms zijn veelgebruikte verkoopvoorwaarden die bestaan uit een verzameling van elf afzonderlijke regels. Een simpele uitleg van Incoterms vindt u op deze website

Hoe stel ik een handelsfactuur op?

U kunt zelf een handelsfactuur opstellen in Word, Excel of Google Sheets, maar dit kan tijdrovend zijn als u geen expert bent. Als u hiervoor kiest, moet u erop letten dat u alle bovenstaande informatie opneemt. U kunt echter veel tijd besparen door een van onze sjablonen voor handelsfacturen te downloaden en aan te passen voor uw bedrijf.

Hoe stel ik een handelsfactuur op in Excel?

Het opstellen van handelsfacturen in Excel is relatief eenvoudig, aangezien deze software is ontworpen met het oog op sjablonen. U moet alleen erop letten dat u alle verplichte informatie opneemt, zoals hierboven vermeld. U kunt zelfs formules gebruiken voor het berekenen van belasting en alle prijsinformatie voor u op te tellen. Daarnaast kunt u opties voor automatisch aanvullen instellen om prijsinformatie op te halen uit een ander spreadsheet of een andere database.

Natuurlijk kunt u zelf een sjabloon voor handelsfacturen opstellen als u een expert bent in Excel en de tijd ervoor hebt. Het is echter veel gemakkelijker om een van onze gratis sjablonen te downloaden en deze aan te passen voor uw organisatie.