Aanmelden

Sjabloon voor pro forma facturen

Als u als freelancer werkt of uw eigen bedrijf hebt, wilt u niet meer tijd dan nodig besteden aan het opstellen van pro forma facturen. Krijg toegang tot onze gratis sjabloon voor pro forma facturen.

Probeer Invoice2go gratis uit

Download de beste sjabloon voor pro forma facturen

Om de tijd die u kwijt bent aan facturatie te verminderen, kunt u de beste sjablonen voor pro forma facturen downloaden van Invoice2go. Onze sjablonen zijn volledig te bewerken en kunnen worden gedownload in PDF-, Excel- of Word-indeling om naar behoefte aan te passen en te gebruiken.

Word-sjabloon

Downloaden

Excel-sjabloon

PDF-sjabloon

Voordelen van het gebruik van een sjabloon voor pro forma facturen

Het gebruik van een sjabloon voor pro forma facturen heeft meerdere voordelen om u en uw bedrijf te helpen, waaronder:

  • Ze besparen tijd. Het kost veel tijd om elke keer dat u een pro forma factuur verstuurt een volledig nieuw document te maken. Het simpelweg elke keer invullen van een sjabloon geeft je meer tijd om te focussen op het runnen van uw bedrijf.
  • Nauwkeurigheid. Door alleen de details van de betreffende pro forma factuur in te vullen, kunt u zich focussen op de essentiële informatie, waardoor de kans een stuk kleiner is dat er fouten worden gemaakt.
  • Professionaliteit. Het versturen van documenten die een consistente look en indeling hebben ziet er professioneel uit voor uw klanten en opdrachtgevers, waardoor u sneller vertrouwen opbouwt in uw klantrelaties.

Gratis factuurgenerator

Om het u nog gemakkelijker te maken hebben we bij Invoice2go een simpele online factuurgenerator. Vul gewoon uw bedrijfsgegevens en de volledige details van wat u wilt factureren in het online formulier in, upload uw bedrijfslogo, en u bent klaar. U kunt de factuur downloaden als PDF of rechtstreeks per e-mail naar uw klant sturen via onze website.

Hoe bewerk ik een sjabloon voor pro-formafacturen?

Een sjabloon voor pro-formafacturen bewerken is eenvoudig. Wanneer u op de Invoice2go-website de sjabloon voor pro-formafacturen hebt geselecteerd, doet u het volgende:

  1. Open de sjabloon in de indeling van uw keuze: een PDF-, Word- of Excel-document.
  2. Pas de koppen aan en voeg uw bedrijfslogo en contactgegevens toe.
  3. Vul op elke regel de beschrijvingen, hoeveelheden en prijzen in.
  4. Voeg zo nodig gegevens over btw en verzending toe.
  5. Verstuur de factuur per e-mail of post naar uw klant. Sla de factuur op in een niet-bewerkbare indeling, zoals een PDF, als u hem elektronisch verstuurt.

Waarvoor worden pro-formafacturen gebruikt?

Als u goederen of services aan een individu of bedrijf levert en vooruitbetaling nodig hebt, moet u een pro-formafactuur gebruiken. Dit gebeurt meestal om twee redenen. Ten eerste is het gebruikelijk om een vooruitbetaling te vragen als u voor het eerst zaken doet met een klant. Door vooruitbetalingen kunt u een vertrouwensrelatie met de klant opbouwen, en u kunt de klant een account bieden met bijvoorbeeld facturering na 30 dagen voor verdere bestellingen.

Ten tweede hebt u misschien een kredietcontrole voor de klant uitgevoerd, waaruit bleek dat deze een zeer slechte kredietwaardigheid had. In dat geval kunt u het beste pro-formafacturen blijven gebruiken tot de kredietwaardigheid voldoende verbeterd is.

Veelgestelde vragen over pro forma facturen

Wat is een pro forma factuur?

Een pro forma factuur is een verzoek om betaling van goederen of diensten dat wordt gestuurd voordat de levering plaatsvindt. Gewoonlijk moet de factuur worden voldaan voordat er werk wordt ondernomen. Pro forma facturen worden over het algemeen gestuurd als er een probleem is met de kredietwaardigheid van een klant of als de klant voor het eerst een order plaatst bij uw bedrijf. Veel bedrijven hebben het beleid dat een eerste order op pro-forma-basis moet zijn, om te voorkomen dat ze worden opgelicht.

Soms is het ook gepaste voorzichtigheid om een gedeelte van het bedrag pro forma te factureren. Zo kunt u bijvoorbeeld 50% van de orderwaarde factureren voordat het werk begint en de resterende 50% na voltooiing van de order of het project.

Hoe stel ik een pro forma factuur op?

U kunt op meerdere manieren een pro-formafactuur maken. U kunt de factuur in Word of Google Docs maken, of als spreadsheet in Excel bouwen. Of u kunt natuurlijk gewoon een van onze sjablonen van de Invoice2go-website downloaden. Wanneer u een factuur maakt, moet u altijd de volgende gegevens opnemen:

  • Naam, adres en contactgegevens van uw bedrijf
  • Uw bedrijfslogo
  • Naam, adres en contactgegevens van het bedrijf van uw klant
  • Verzendadres, indien van toepassing
  • Voor elk item een regel met een beschrijving, hoeveelheden en prijzen
  • Kosten van en details over btw en verzending, indien van toepassing
  • Totale prijs

U moet ook informatie opnemen over hoe en waar betaald moet worden, en eventuele algemene voorwaarden. Zo moet u vermelden of de factuur geheel of gedeeltelijk moet worden voldaan voordat goederen of services worden geleverd. En misschien wilt u vermelden op welk moment uw klant het eigendom over de goederen krijgt, en wat de details van de Incoterms zijn.

Wat is de beste indeling voor een pro forma factuur?

De beste indeling voor de sjabloon voor pro-formafacturen hangt af van hoe u hem gebruikt en hoe ingewikkeld uw factureringsbehoeften zijn. Als de meeste van uw pro-formafacturen bijvoorbeeld zeer eenvoudig zijn en één of twee regels hebben, wilt u misschien alleen een PDF-sjabloon afdrukken en met de hand invullen, vooral als u een medewerker hebt die niet erg technisch onderlegd is.

Als uw pro-formafacturen echter meerdere regels met grote hoeveelheden hebben, is een Excel-spreadsheet mogelijk de beste optie, omdat deze alle berekeningen voor u doet en eenvoudig vanuit meerdere sheets afdrukt. Als de behoeften van uw bedrijf ergens in het midden vallen, de berekeningen niet heel moeilijk zijn en u goed met Word overweg kunt, dan is dat de beste indeling voor u.

Welke indeling u ook nodig hebt, PDF, Word of Excel, Invoice2go kan aan uw behoeften voldoen met onze gemakkelijk bewerkbare en aanpasbare sjablonen voor pro-formafacturen, die rechtstreeks op onze website kunnen worden gedownload.

Wat is het verschil tussen een pro forma factuur en een factuur?

Het essentiële verschil tussen een pro forma factuur en een factuur is het moment waarop betaling wordt verwacht. Een pro forma factuur wordt gestuurd als betaling gedeeltelijk of volledig vooraf moet plaatsvinden, terwijl een factuur wordt gestuurd na de levering van goederen of diensten. Een standaardfactuur wordt gewoonlijk opgesteld met inbegrip van duidelijke betalingsvoorwaarden: of onmiddellijke betaling wordt verwacht, of bijvoorbeeld na 7 dagen, 30 dagen, of aan het einde van de kalendermaand.