Aanmelden

Sjabloon voor betalingsbewijzen

Betalingsbewijzen bevestigen dat uw klant heeft betaald voor zijn/haar order. Stel voor een optimale boekhouding een betalingsbewijs op voor de klant en voor uzelf. Houd eenvoudig contante betalingen en alle andere typen betalingen bij.

Probeer Invoice2go gratis uit

Download een sjabloon voor betalingsbewijzen

Bevestig betalingen binnen enkele minuten met de beste sjabloon voor betalingsbewijzen. Invoice2go biedt een gratis sjabloon voor betalingsbewijzen met alle informatie die uw bedrijf nodig heeft. Onze ontwerpen zijn geschikt voor zowel digitale als papieren betalingsbewijzen, zodat u overal transacties kunt uitvoeren.

Downloaden

Wat is een betalingsbewijs?

Een betalingsbewijs is een transactieregistratie die u aan klanten geeft nadat ze hebben betaald voor uw diensten. In tegenstelling tot een factuur, waarop elke aankoop afzonderlijk staat vermeld, vermeldt een betalingsbewijs de totale kosten zonder specificatie. Een betalingsbewijs bevat ook basisinformatie zoals het adres van de klant. Beide partijen bewaren een exemplaar van het betalingsbewijs.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van een kwitantiesjabloon?

In plaats van te staren naar een leeg Excel- of Word-bestand, kunt u een vliegende start maken met een kwitantiesjabloon. Invoice2go-sjablonen bieden u een heldere indeling met zelfs contentblokken en voorgeschreven tekst. Het enige wat u moet doen is de sjabloon bewerken zodat deze overeenkomt met de transactie. De betalingssjabloon en kwitantiesjabloon voor contante betalingen van Invoice2go zijn 100% gratis voor iedereen, zelfs als u niet investeert in onze software.

Hoe bewerkt u een sjabloon voor betalingsbewijzen?

Om uw sjabloon voor betalingsbewijzen te bewerken downloadt u een van de onderstaande sjablonen. Open uw sjabloon in een programma zoals Microsoft Word en klik op de tekst om elk gedeelte te bewerken. Voeg de datum, de betalingswijze, het bedrag, het kwitantienummer en andere belangrijke informatie toe. Zorg dat u de datum van de betaling invult, niet de datum van vandaag.

Voor een consistente merkervaring past u de kleuren, afbeeldingen en het logo op het betalingsbewijs aan. U kunt ook een basisbetalingsbewijs gebruiken, voor een overzichtelijke en professionele look. Nadat u de basisgegevens hebt gewijzigd die van toepassing zijn voor elk betalingsbewijs, maakt u een kopie van het bestand, zodat u de lege kopie later kunt gebruiken. Als u dit niet doet, moet u de sjabloon opnieuw downloaden.

Welke informatie staat op een betalingsbewijs?

Betalingsbewijzen lijken op cheques met basisinformatie die in één oogopslag duidelijk is. Een professioneel betalingsbewijs bevat de naam en het adres van de klant, een korte beschrijving van de diensten, het kwitantienummer, het bedrag, de betalingswijze en de datum waarop de klant de factuur heeft betaald.

Als de klant niet de hele factuur ineens betaalt, vermeldt het betalingsbewijs het betaalde bedrag en het openstaande saldo. Zet bovenaan “betalingsbewijs” of “Kwitantie voor contante betaling”, zodat de klant en u het document gemakkelijk terugvinden in uw administratie. De klant kan het betalingsbewijs ondertekenen als bewijs dat hij/zij het heeft ontvangen.

Veelgestelde vragen over betalingsbewijzen

Hoe stel ik een betalingsbewijs op?

Begin met het bijhouden van betalingsdetails om uw kwitantie te maken. Registreer het exacte bedrag in dollars, de datum waarop u de betaling hebt ontvangen en de betalingsmethode: cash, cheque, bankkaart of online platform zoals PayPal. Houd deze informatie bij in Excel, zodat u alle informatie op één plek verzamelt.

Download vervolgens een gratis kwitantiesjabloon vanuit Invoice2go. Voeg uw bedrijfsgegevens toe en zet de betalingsdetails om naar dit sjaboon. Als je’ alles op papier bijhoudt, schrijf uw gegevens dan ook op papier. E-mail de kwitantie naar de klant of geef de klant een papieren kopie. Let op, u hebt nu een kwitantie toegevoegd aan uw administratie.

Wat zijn de voordelen van het aanbieden van een betalingsbewijs?

Met een kwitantie kun je een transactie vastleggen, waarmee u het risico op geschillen verkleint. Indien een klant twijfels heeft over de transactie, kunt u de kwitantie gebruiken om het bedrag, de betaaldatum, het tot nu toe betaalde bedrag en de bevestiging van de transactie te laten zien. Als een dergelijke kwitantie niet aanwezig is, kan dat erop duiden dat de klant het bedrag nooit heeft betaald.

Met een kwitantie kunnen uw klanten goed zien hoeveel ze al hebben betaald. Elke kwitantie bevestigt de betaling en toont het tot nu toe betaalde bedrag, zodat de klant weet hoeveel er nog moet worden betaald Dankzij een duidelijk betaaloverzicht beperkt u het risico op klanten die u dubbel betalen of het verkeerde bedrag betalen. De klant gebruikt deze kwitanties om de uitgaven bij te houden en om aan het eind van de maand een budget te bepalen.

U kunt de kwitanties gebruiken om uw winst bij te houden en ervoor te zorgen dat u op tijd wordt betaald Gebruik de kwitanties bij de belastingaangifte, zodat u niets vergeet. Gooi kwitanties nooit weg; een klant kan zelfs maanden of jaren na de transactie nog terugkomen op de kosten. U hebt deze kwitanties mogelijk ook nodig als bewijs van inkomen wanneer u een lening aanvraagt of een huis koopt. Denk erover na om een kwitantiesjabloon te gebruiken om het maken van kwitanties eenvoudiger te maken.

Wanneer stuur ik een betalingsbewijs?

U verstuurt een betaalkwitantie kort nadat de klant de factuur betaalt. Indien u een transactie persoonlijk voltooit, kunt u meteen een kwitantie maken en deze aan de klant geven. Gebruik carbonpapier om meteen twee exemplaren te maken. Zonder kwitantie kunt u niet bewijs dat er een persoonlijke transactie heeft plaatsgevonden, vooral als er contant wordt betaald. U kunt een kwitantiesjabloon voor contante betalingen maken om dit proces makkelijker te maken.

Voor online betalingen kunt u een kwitantie maken en deze zo snel mogelijk naar de klant versturen. Wacht in het geval van betaaltermijnen niet tot de laatste betaling met het versturen van een kwitantie. In plaats daarvan moet u voor elke betaling een kwitantie versturen, zodat de klant de betalingen kan bijhouden. Bewaar uw eigen digitale exemplaar, zodat u deze te allen tijde kunt raadplegen.

Indien mogelijk moet u de kwitantie maken op de dag van de betaling. Als u dit niet doet, vergeet u de betaaldatum misschien, wat kan leiden tot onjuistheden in uw registratie.