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Proforma invoice template

If you're freelancing or running your own business, you don't want to spend more time than necessary creating proforma invoices. Get access to our free pro forma invoice template.

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Download the best proforma invoice template

To reduce time spent on invoicing, you can download the best proforma invoice templates from Invoice2go. Our templates are fully editable and can be downloaded in pdf, excel, or word format to customize and use as you require.

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Vorteile der Verwendung einer Proforma-Rechnungsvorlage

Die Verwendung einer Proforma-Rechnungsvorlage bringt mehrere Vorteile mit sich, die Ihnen und Ihrem Unternehmen helfen. Diese beinhalten:

  • Sie sparen Zeit. Jedes Mal, wenn Sie eine Proforma-Rechnung senden, ein völlig neues Dokument zu erstellen, ist zeitaufwändig. Wenn Sie einfach jedes Mal eine Vorlage ausfüllen, haben Sie mehr Zeit, sich auf die Führung Ihres Unternehmens zu konzentrieren.
  • Genauigkeit. Indem Sie nur die Details der jeweiligen Proforma-Rechnung ausfüllen, können Sie sich auf die wesentlichen Informationen konzentrieren, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern viel geringer wird.
  • Professionalität. Das Versenden von Dokumenten mit einem einheitlichen Aussehen und Format sieht für Ihre Kunden und Klienten professionell aus und hilft, Vertrauen mit Ihren Kontakten aufzubauen.

Free invoice generator

To make things even easier, at Invoice2go, we have a simple online invoice generator. Simply fill in the online form with your company details and the full details of what you wish to invoice, and upload your company logo, and it’s ready to go. You can download it as a pdf or email it directly to your customer through our website.

Wie bearbeite ich eine Proforma-Rechnungsvorlage?

Das Bearbeiten einer Proforma-Rechnungsvorlage ist unkompliziert. Nachdem Sie die Proforma-Rechnungsvorlage auf der Invoice2go-Website ausgewählt haben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie die Vorlage in einem beliebigen Format – PDF, Excel oder Word-Dokument.
  2. Passen Sie die Kopfzeilen an und fügen Sie Ihr Firmenlogo und Kontaktinformationen ein.
  3. Füllen Sie jede Zeile mit Beschreibungen, Mengen und Preisen aus.
  4. Fügen Sie bei Bedarf Steuer- und Versanddetails hinzu.
  5. Je nach Bedarf per E-Mail oder Post an Ihren Kunden versenden. Denken Sie daran, die Rechnung in einem nicht bearbeitbaren Format zu speichern, z. B. als PDF, wenn Sie sie elektronisch senden.

Wofür werden Proforma-Rechnungen verwendet?

Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen an eine Einzelperson oder ein Unternehmen liefern und eine Vorauszahlung benötigen, müssen Sie eine Proforma-Rechnung verwenden. Dies geschieht normalerweise aus zwei Hauptgründen. Erstens, wenn Sie zum ersten Mal mit einem Kunden zu tun haben, ist es üblich, eine Vorauszahlung zu verlangen. Vorauszahlungen können dazu beitragen, eine vertrauensvolle Beziehung zum Kunden aufzubauen, und ihm kann ein Konto mit beispielsweise 30-tägiger Rechnungsstellung für weitere Bestellungen angeboten werden.

Zweitens haben Sie möglicherweise eine Bonitätsprüfung Ihres Kunden durchgeführt und festgestellt, dass seine Kreditwürdigkeit miserabel ist. In diesem Fall ist es am besten, die Pro-Forma-Rechnung kontinuierlich zu verwenden, zumindest bis sich die Bonität ausreichend verbessert hat.

Proforma invoice frequently asked questions

What is a proforma invoice?

A proforma invoice is a request for payment for goods or services sent in advance of those goods or services being supplied. Usually, the invoice must be paid before any work is undertaken. Proforma invoices are typically sent if there is an issue with a customer’s creditworthiness or if it is their first order with your business. Many businesses have a policy that first orders must be on a proforma basis to avoid being scammed.

Sometimes it is also prudent to use a partial proforma. For example, you may want to invoice for 50% of the order value before work begins and the remaining 50% upon completion of the order or project.

How do I create a proforma invoice?

Sie können eine Proforma-Rechnung auf verschiedene Weise erstellen. Sie können sie in Word oder Google Docs schreiben oder als Tabellenkalkulation in Excel erstellen. Oder Sie können natürlich auch einfach eine unserer Vorlagen von der Invoice2go-Website herunterladen. Bei der Erstellung sollten Sie immer die folgenden Daten angeben:

  • Name, Adresse und Kontaktdaten Ihres Unternehmens
  • Ihr Firmenlogo
  • Firmenname, Adresse und Kontaktdaten des Auftraggebers/Kunden
  • Bei Bedarf die Versandadresse
  • Zeilen mit Details zu jedem Artikel, einschließlich Beschreibungen, Mengen und Preisen
  • Steuern und Versandkosten sowie ggf. Details
  • Gesamtpreis
Sie sollten auch Angaben darüber machen, wie und wo zu zahlen ist, sowie alle Geschäftsbedingungen. Beispielsweise sollten Sie darlegen, ob die Rechnung ganz oder teilweise bezahlt werden muss, bevor Waren oder Dienstleistungen erbracht werden. Möglicherweise möchten Sie auch angeben, wann Ihr Kunde das Eigentum an den Waren erlangt, und die Incoterms-Details.

What is the best format for a proforma invoice?

Das beste Format für Ihre Proforma-Rechnungsvorlagen hängt davon ab, wie Sie sie verwenden und wie komplex Ihre Rechnungsanforderungen sind. Wenn zum Beispiel die meisten Ihrer Proforma-Rechnungen sehr einfach sind, mit einer oder zwei Zeilen, möchten Sie vielleicht einfach eine PDF-Vorlage ausdrucken und von Hand ausfüllen, besonders wenn Sie einen Mitarbeiter haben, der nicht sehr technisch versiert ist.

Wenn Ihre Proforma-Rechnungen andererseits mehrere Zeilen mit großen Mengen umfassen, ist möglicherweise ein Excel-Tabellenformat am besten, da es alle Berechnungen für Sie erledigen und problemlos über mehrere Blätter drucken kann. Wenn Ihre geschäftlichen Anforderungen irgendwo in der Mitte liegen, Berechnungen nicht schwer durchzuführen sind und Sie mit Word vertraut sind, dann ist dies das Format für Sie.

Welches Format Sie auch immer benötigen, sei es PDF, Word oder Excel, Invoice2go kann Ihre Anforderungen mit unseren leicht bearbeitbaren und anpassbaren Proforma-Rechnungsvorlagen erfüllen, die direkt von unserer Website heruntergeladen werden können.

What is the difference between a proforma invoice and an invoice?

The essential difference between a proforma invoice and an invoice is when payment is expected. A proforma invoice is sent if payment is required either partially or in full in advance, whereas an invoice is sent after the delivery of goods or services has been completed. A standard invoice will usually be written with clear terms of payment included; if payment is expected immediately, after 7 days, 30 days, or at the end of the calendar month, for example.