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Payment Receipt Template

Payment receipts keep the record straight by confirming that your customer paid for their order. Make a receipt for you and the client for maximum accountability. Easily stay on top of cash payments – and all types of payments.

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Confirm payments in minutes with the best receipt template. Invoice2go offers a free receipt template with all the information your business needs. Our designs are suitable for both digital and hard copy receipts so you can complete transactions anywhere.

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What is a payment receipt?

A payment receipt is a transaction record that you give customers after they pay for your services. Unlike an invoice, which lists every purchase individually, the payment receipt lists the overall price without specifications. A payment receipt also records basic information like the customer’s address. Both parties keep a copy of the receipt.

Welche Vorteile bietet die Verwendung einer Quittungsvorlage?

Anstatt auf ein leeres Excel- oder Word-Dokument zu starren, verschaffen Sie sich einen Vorsprung mit einer Quittungsvorlage. Invoice2go-Vorlagen bieten ein sauberes Layout mit gleichmäßigen Inhaltsblöcken und vorgefertigtem Text. Sie müssen lediglich die Vorlage bearbeiten, um die Transaktion widerzuspiegeln. Die Invoice2go-Zahlungsvorlage und die Vorlage für Bargeldbelege sind für alle zu 100 % kostenlos, auch wenn Sie nicht in unsere Software investieren.

How do you edit a payment receipt template?

To edit your receipt template, download one of the templates below. Open your template in a program like Microsoft Word, and click on the text to edit each section. Add the date, payment method, amount, receipt number, and other important information. Make sure you record the date of payment, not today’s date.

For consistent branding, adjust the colors, graphics, and logo on the receipt. You can also stick with a basic receipt to keep it clean and professional. After you’ve made basic alterations that apply to every receipt, duplicate the file so you can use the clean copy later. Otherwise, you’ll have to re-download the template.

What information is on a payment receipt?

Payment receipts resemble checks with basic information that you can scan at a glance. A professional receipt contains the customer’s name and address, your business’s name, a brief description of services, the receipt number, the amount, the payment method, and the date the customer paid the bill.

If the customer doesn’t pay the entire bill at once, the receipt displays the amount they paid and the remaining balance. Mark “Payment Receipt” or “Cash Receipt” at the top so you and the customer can easily find it in your records. The customer may sign the receipt as confirmation that they received it.

Payment Receipt Frequently Asked Questions

How do I make a payment receipt?

Um Ihre Quittung zu erstellen, verfolgen Sie zunächst die Zahlungsinformationen. Notieren Sie den genauen Betrag, das Datum, an dem Sie die Zahlung erhalten haben, und die Zahlungsmethode: Bargeld, Scheck, Bankkarte oder Online-Plattformen wie PayPal. Speichern Sie diese Daten in einer Excel-Tabelle, damit Sie alles an einem Ort haben.

Laden Sie als Nächstes eine kostenlose Quittungsvorlage von Invoice2go herunter. Fügen Sie Ihre Geschäftsdaten ein und übertragen Sie die Zahlungsinformationen in die Vorlage. Wenn Sie eine Papierkopie erstellen, schreiben Sie die Daten auf das Blatt. Senden Sie die Quittung per E-Mail an den Kunden oder geben Sie ihm seine Papierkopie. Denken Sie daran, eine Quittung für Ihre Unterlagen auszustellen.

What are the benefits of providing a payment receipt?

Ein Zahlungsbeleg dokumentiert eine Transaktion, wodurch das Risiko von Streitfällen verringert wird. Wenn Kunden Transaktionen in Frage stellen, können Sie den Beleg aus Ihren Akten holen, um ihnen den Betrag, das Zahlungsdatum, den aktuellen Saldo und die Bestätigung, dass die Transaktion stattgefunden hat, zu zeigen. Wenn es keinen solchen Beleg gibt, lässt das darauf schließen, dass der Saldo nie bezahlt wurde.

Ein Beleg hilft Ihren Kunden, den Überblick über Ratenzahlungen zu behalten. Jeder Beleg bestätigt die Zahlung und gibt den aktuellen Saldo an. So wissen die Kunden, wie viel sie Ihnen schulden. Mit klarer Zahlungsdokumentation minimieren Sie das Risiko, dass ein Kunde zweimal zahlt oder den falschen Betrag schickt. Der Kunde verwendet diese Belege, um Ausgaben zu verfolgen und am Ende des Monats ein Budget zu machen.

Sie verwenden Ihrerseits Belege, um Ihre Gewinne zu dokumentieren und sicherzustellen, dass Ihre Kunden alle fälligen Zahlungen geleistet haben. Verwenden Sie diese Belege bei Ihrer Steuererklärung, damit Sie den vollen Betrag angeben können. Werfen Sie alte Belege niemals weg – ein Kunde könnte eine Rechnung auch Monate oder Jahre nach der Transaktion noch anfechten. Sie benötigen diese Belege möglicherweise auch als Einkommensnachweis, wenn Sie einen Kredit aufnehmen oder ein Haus kaufen. Um die Belegerstellung zu vereinfachen, können Sie die Verwendung einer Belegvorlage erwägen.

When do I send a payment receipt?

Einen Zahlungsbeleg senden Sie, kurz nachdem der Kunde seine Rechnung bezahlt hat. Wenn Sie eine Transaktion persönlich vornehmen, schreiben Sie den Beleg sofort und geben ihn dem Kunden. Nehmen Sie dafür einen Durchschreibeblock, damit Sie sofort zwei Exemplare haben. Ohne Beleg lässt sich insbesondere bei Barzahlungen nicht nachweisen, dass eine persönliche Transaktion stattgefunden hat. Um diesen Prozess zu vereinfachen, sollten Sie eine Vorlage für einen Barbelege erstellen.

Bei Online-Zahlungen sollten Sie den Beleg so schnell wie möglich erstellen und dem Kunden per E-Mail zusenden. Warten Sie bei Ratenzahlungen nicht darauf, am Ende einen Beleg zu senden. Schicken Sie Ihrem Kunden stattdessen nach jeder Zahlung einen Beleg, damit die Zahlungen und der aktuelle Saldo verfolgt werden können. Bewahren Sie auch Ihre eigene digitale Kopie auf, damit Sie bei Bedarf darauf zurückgreifen können.

Erstellen Sie den Beleg möglichst am gleichen Tag, an dem Sie die Zahlung erhalten. Andernfalls könnten Sie das Zahlungsdatum vergessen, was zu Ungenauigkeiten in Ihren Unterlagen führen kann.